Studiereis Frans in Frankrijk – Taalweekend
Succesverhaal: Frans in de praktijk bij Holland Casino om praktijkervaring op te doen! Tijdens een maatwerktraject ontwikkelden medewerkers van Holland
Je hebt een beëdigde vertaling nodig als een officiële instantie een document in een andere taal wil ontvangen en daarbij zekerheid wil dat de vertaling klopt. Denk aan de IND, een gemeente, een rechtbank, een notaris of een buitenlandse overheid. Toch vraagt niet elke instantie er voor elk document om. Of jij er een nodig hebt, hangt af van drie dingen: wie het document ontvangt, om welk document het gaat en in welke taal het nu staat. Hieronder lees je hoe je dat vooraf uitzoekt, hoe je een bevoegde vertaler herkent en waar je op let bij apostille en legalisatie. Zo betaal je niet voor een vertaling die je niet nodig hebt, en word je niet teruggestuurd omdat er een stempel ontbreekt.
Een beëdigde vertaling is geen gewone vertaling met een mooi stempel erop. Het is een vertaling van een vertaler die officieel bevoegd is en daar met zijn naam voor instaat. In Nederland is die bevoegdheid geregeld in de Wet beëdigde tolken en vertalers (Wbtv). Bureau Wbtv beheert het register, en een beëdigde vertaling is een vertaling van een vertaler die voor die taalrichting in het Rbtv staat ingeschreven. Vertalers komen alleen in dat register als ze op C1-niveau werken, het niveau van een zeer vaardige taalgebruiker.
Inschrijving alleen is nog niet genoeg. Wie is ingeschreven, krijgt een bewijs van inschrijving en legt daarmee de eed of belofte af bij de rechtbank. Pas daarna mag de vertaler beëdigde vertalingen maken.
In de praktijk bestaat een beëdigde vertaling meestal uit:
Die laatste stap wordt vaak vergeten. De instantie wil kunnen zien welk document is vertaald, dus vertaling en brondocument horen bij elkaar. Lever het document daarom zo compleet en leesbaar mogelijk aan, inclusief de achterkant, stempels en eventuele aantekeningen.
Opvallend: er is geen aparte regeling met vormeisen voor een gewaarmerkte vertaling. Het ministerie van Justitie en Veiligheid heeft vooral de definitie vastgelegd. De opmaak verschilt daardoor per vertaler. Wat telt, is de beëdigde status van de vertaler.
De vraag “heb ik een beëdigde vertaling nodig?” heeft geen algemeen antwoord. De instantie die het document ontvangt, bepaalt de eisen. Onderstaande tabel geeft de situaties waarin de vraag het vaakst speelt, met wat je dan het beste kunt doen.
| Situatie | Vaak gevraagd | Wat je doet |
|---|---|---|
| Aanvraag verblijfsvergunning of naturalisatie bij de IND | Gelegaliseerd buitenlands document, vertaald als het niet in NL, EN, FR of DE is | Check de IND-eisen per document en land |
| Buitenlandse akte inschrijven bij je gemeente | Vaak legalisatie en een beëdigde vertaling | Bel of mail de afdeling burgerzaken vooraf |
| Procedure bij de rechtbank | Beëdigde vertaling van stukken in een vreemde taal | Vraag het na bij de griffie of je advocaat |
| Nederlands diploma of akte voor gebruik in het buitenland | Beëdigde vertaling plus apostille of legalisatie | Vraag de buitenlandse instantie welke combinatie nodig is |
| Contract, statuten of notariële akte | Afhankelijk van notaris en tegenpartij | Overleg met de notaris of jurist |
| Sollicitatie, cv of interne bedrijfsdocumenten | Meestal geen beëdigde vertaling | Een goede professionele vertaling volstaat doorgaans |
Voor IND-aanvragen geldt een belangrijke uitzondering. Officiële buitenlandse documenten moeten doorgaans gelegaliseerd en vertaald worden, maar staat je document al in het Nederlands, Engels, Frans of Duits, dan accepteert de IND het vaak zonder vertaling, zolang het aan de legalisatie-eisen voldoet. Wie een Engelstalige geboorteakte heeft, kan dus soms een vertaling overslaan. Kijk wel goed of het document uit een land komt waarvoor aanvullende eisen gelden.
Ook de IND-formulieren noemen de eisen aan buitenlandse bewijsstukken expliciet. In het aanvraagformulier voor langdurig ingezetenen staat bijvoorbeeld een apart onderdeel over de eisen aan buitenlandse bewijsmiddelen, die je moet verzamelen voordat je de aanvraag indient. Lees zo’n formulier dus eerst helemaal door voordat je documenten laat vertalen.
En als het niet lukt om een document te krijgen? Voor naturalisatie heb je een gelegaliseerde geboorteakte en een geldig buitenlands paspoort nodig. Lukt dat niet, dan verwacht de IND dat je aantoont welke pogingen je hebt gedaan. Dat heet bewijsnood. De bewijslast is zwaar, dus bewaar alle correspondentie met ambassades en instanties.
Meer voorbeelden per situatie vind je in ons artikel over wanneer je een beëdigde vertaling nodig hebt.
Wie formulieren en websites van instanties leest, komt verschillende termen tegen. Ze lijken op elkaar, maar betekenen niet hetzelfde.
De vertaling is gemaakt door een vertaler die in het Rbtv staat voor de juiste taalrichting. Dit is de kern: de bevoegdheid van de vertaler.
In de praktijk worden “beëdigd” en “gewaarmerkt” vaak door elkaar gebruikt. Het Kwaliteitsinstituut Wbtv gaf daarover in 2021 een advies over beëdigde en gewaarmerkte vertalingen. De strekking: een gewaarmerkte vertaling is een beëdigde vertaling met kenmerken waarmee de echtheid en bevoegdheid van de vertaler zichtbaar wordt, zoals stempel, handtekening en verklaring. Vraagt een instantie om een gewaarmerkte vertaling, dan bedoelt ze in de regel een beëdigde vertaling met die kenmerken.
Legalisatie gaat niet over de vertaling, maar over de echtheid van een handtekening of stempel op een document. Een instantie bevestigt dat de handtekening echt is en dat de ondertekenaar bevoegd was. Je kunt dus te maken krijgen met legalisatie van het originele document én van de vertaling. Dat zijn twee aparte stappen.
Een veelgehoorde misvatting is dat een Nederlandse beëdigde vertaling vanzelf in elk land geldig is. Dat is niet zo. Of je extra stappen moet zetten, hangt af van het soort document en het land waar je het wilt gebruiken.
Voor Nederlandse documenten geeft de rechtbank de apostille af. Let op: je krijgt alleen een apostille als er een handtekening op je document staat. Bij een beëdigde vertaling is dat de handtekening van de vertaler, en die vertaler is beëdigd bij een rechtbank. Je kunt de apostille zelf aanvragen, of iemand anders zonder machtiging voor je laten gaan. Handig als je zelf al in het buitenland zit.
De volgorde maakt uit. Vraagt de buitenlandse instantie om een apostille op het originele document én op de vertaling, dan moet die vertaling gemaakt worden van het document mét apostille, zodat de apostille zelf ook vertaald is. Vraag dit na voordat de vertaler begint.
Wil je weten hoe een vertaalopdracht bij ons verloopt, van offerte tot levering? Lees dan de workflow voor een vertaalaanvraag.
Iedereen kan zich vertaler noemen. Beëdigd vertaler niet. Je controleert het zelf in het register: via de zoekfunctie voor tolken en vertalers van Bureau Wbtv kun je openbaar zoeken, en opdrachtgevers kunnen ook via een beveiligde inlog zoeken.
Let daarbij op drie punten:
Voor zeldzame taalcombinaties zijn er soms maar weinig beëdigde vertalers. Dan kan het langer duren of moet de vertaling via een tussentaal. Vraag de ontvangende instantie in dat geval of een vertaling via het Engels wordt geaccepteerd.
“Wat kost een beëdigde vertaling?” is een van de meest gestelde vragen. Een vaste prijs bestaat niet, omdat vertalers en vertaalbureaus hun eigen tarieven bepalen. De prijs hangt meestal af van:
Vraag dus altijd een offerte op basis van het echte document, niet op basis van een omschrijving. En vraag of verzending en eventuele extra exemplaren zijn inbegrepen. Wie meerdere documenten tegelijk laat vertalen, bijvoorbeeld een geboorteakte, huwelijksakte en diploma, bespaart vaak tijd en soms geld.
Gaat het om contracten of processtukken? Lees dan ook de aandachtspunten bij een juridische vertaling, want daar draait het om meer dan alleen de juiste woorden.
We zien vaak dat mensen een beëdigde vertaling regelen op het moment dat er al haast is: een afspraak bij de gemeente staat, of een termijn bij de IND loopt af. Dan blijkt dat de apostille ontbreekt, dat het document in de verkeerde volgorde is vertaald, of dat een vertaling helemaal niet nodig was omdat het document al in het Engels stond. Dat zijn geen taalfouten, maar planningsfouten, en ze zijn bijna altijd te voorkomen met één mail aan de ontvangende instantie.
Onze les na vele jaren werken met talen en culturen: een vertaling is een middel, geen doel. Wie zich in Nederland vestigt, heeft vandaag een vertaalde akte nodig, en morgen de taal zelf. Daarom kijken we bij elke vraag naar het geheel: welk document moet waarheen, welke taal heb je nodig, en wat helpt je daarna verder in je werk of leven hier. Een persoonlijke aanpak begint bij de juiste vraag stellen, niet bij het snelste antwoord.
— Bogaers
Bogaers Taleninstituut verzorgt professionele vertalingen in meerdere talen. Stuur je document mee met je aanvraag en vermeld voor welke instantie en welk land de vertaling bestemd is. Dan krijg je een offerte die past bij wat er werkelijk van je gevraagd wordt.
Heb je de vertaling nodig voor inburgering, verblijf of naturalisatie? Dan is de volgende stap vaak de taal zelf. Onze Studiehuis NT2 Strippenkaarten kosten € 195 tot € 700, en individuele lessen op maat zijn er vanaf € 110 per uur. Twijfel je welk niveau bij je past? Bekijk dan onze gids over Nederlands voor expats.
Dat verschilt per vertaler, taalcombinatie, documentlengte en levertijd. Een kort standaarddocument in een gangbare taal is goedkoper dan een lang juridisch stuk in een zeldzame taal. Vraag een offerte aan op basis van het echte document en vraag of verzending is inbegrepen. Een apostille of legalisatie komt daar los bij.
Dat bepaalt de ontvangende instantie. Veel instanties willen de papieren vertaling met handtekening en stempel, andere accepteren een digitale versie. Vraag het vooraf na, zodat je weet of je het origineel per post moet laten leveren.
Nee. Documenten in het Nederlands, Engels, Frans of Duits accepteert de IND vaak zonder vertaling, als ze aan de legalisatie-eisen voldoen. Staat je document in een andere taal, dan is een vertaling door een beëdigd vertaler meestal wel nodig. Controleer de eisen per document op de website van de IND.
Beëdigd betekent dat de vertaler bij de rechtbank de eed of belofte heeft afgelegd, na inschrijving in het Register beëdigde tolken en vertalers. Daarmee staat de vertaler officieel in voor een getrouwe en volledige vertaling. De bevoegdheid geldt per taalrichting.
Je moet aantonen dat je op C1-niveau vertaalt en voldoet aan de kwaliteits- en integriteitseisen van de Wet beëdigde tolken en vertalers. Daarna schrijft Bureau Wbtv je in het Rbtv in. Met het bewijs van inschrijving leg je de eed of belofte af bij de rechtbank.
Succesverhaal: Frans in de praktijk bij Holland Casino om praktijkervaring op te doen! Tijdens een maatwerktraject ontwikkelden medewerkers van Holland
